Einen besseren Planner entwerfen 

Wir haben lange darüber nachgedacht, wie Menschen ihre Tage planen, und noch länger selbst daran gescheitert. Via begann als persönliche Frustration. Wir haben alles ausprobiert: Papierplaner, digitale Apps, Haftnotizen. Jedes Tool funktionierte eine Woche lang, vielleicht zwei, und dann haben wir es stillschweigend aufgegeben. Also machten wir uns daran zu verstehen, warum das so ist, und etwas Besseres zu bauen.

Priorisierung

Wir glauben, dass dies der Hauptgrund ist, warum Planer scheitern. Jedes System, das wir ausprobiert haben, ging die Priorisierung auf dieselbe Weise an: eine flache Liste, vielleicht mit einem Sternchen oder einem einzelnen Label. Das war zu simpel. Am Ende war man wie gelähmt und starrte auf eine Liste mit 10 Aufgaben, die alle als „dringend“ markiert waren. 

Um dieses Problem zu lösen, haben wir einen Priorisierungsalgorithmus implementiert, der einen völlig anderen Ansatz verfolgt. Anstatt sich auf eine einzige Metrik zu verlassen, haben wir ein System entwickelt, das alle Faktoren kombiniert, die bei der Entscheidung, was zuerst getan werden muss, eine Rolle spielen: Wie wichtig die Aufgabe ist, wie viel Aufwand sie erfordert, wie lange sie unserer Einschätzung nach dauern wird, wie dringend sie ist und wie lange man sie schon vor sich hergeschoben hat. Das System läuft jedes Mal automatisch, wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen, obwohl Sie es jederzeit manuell anpassen können.

Es beseitigt effektiv die Überforderung. Sie öffnen die App und wissen sofort und klar, was als Nächstes und in welcher Reihenfolge zu tun ist. Das allein war für uns ein Durchbruch.

Erfassung 

Wenn einem eine Million Dinge im Kopf herumgehen, hilft es nicht beim Denken, sich vor eine leere Aufgabenliste zu setzen – es erhöht nur den Druck.

Deshalb haben wir eine KI-Ebene entwickelt, die alle unstrukturierten Informationen verarbeitet, die man ihr zuwirft – eine ungeordnete Sprachnotiz, ein halbfertiger Gedanke, das Foto eines Whiteboards – und diese in Aufgaben mit geschätzten Prioritäten, Notizen und bei Bedarf in Kalenderereignisse strukturiert.

Wir lieben Papier. Dinge handschriftlich aufzuschreiben, ist wahrscheinlich der beste Weg, um klar zu denken. Das Problem ist jedoch, dass das, was man auf Papier festhält, unweigerlich verloren geht. Wir wissen nicht, wie viele gute Ideen sich irgendwo hinten in einem Notizbuch verstecken.

Wir wollten den guten Teil des Papiers nicht aufgeben, deshalb ermöglichen wir es Ihnen, Fotos von handschriftlichen Notizen hochzuladen, die dann transkribiert und in strukturierte Aufgaben umgewandelt werden. Das bedeutet, dass Sie immer Zugriff auf diese guten Ideen haben und nicht mehr die unterschwellige Angst mit sich herumtragen müssen, dass in Ihrem Tagebuch von vor drei Tagen noch etwas Wichtiges vergraben ist.

Zeitblindheit

Priorisierung und Erfassung allein machen schon einen riesigen Unterschied, aber sie helfen nicht bei einem subtileren Problem: herauszufinden, was man an einem Tag realistisch leisten kann. Wir alle leiden ein wenig unter Zeitblindheit.

Jeden Tag haben wir uns mehr vorgenommen, als wir bewältigen konnten, und am Ende nur die Hälfte geschafft. Wir haben den Tag mit dem Gefühl der Niederlage beendet, nicht weil wir nicht hart gearbeitet hätten, sondern weil der Plan von vornherein unrealistisch war.

Roadmaps sind gut. Zeitblöcke helfen. Aber wir wollten etwas Visuelleres und Intuitiveres. Deshalb haben wir die To-Do-Liste räumlich gestaltet: Ihre Aufgaben werden auf einer Kalenderansicht mit ihrer geschätzten Dauer dargestellt, sodass Sie auf einen Blick sehen können, ob Ihr Tag überladen ist oder noch Raum zum Atmen bietet.

Wir haben außerdem einen Zeittracker eingebaut, der protokolliert, wie lange jede Aufgabe tatsächlich gedauert hat. Es ist eine kleine Ergänzung, aber sie löst dieses lästige Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, ohne genau sagen zu können, was man eigentlich geschafft hat.

Anpassung an Veränderungen

Das Hauptproblem bei Planern, egal ob aus Papier oder digital, ist der Aufwand, den es erfordert, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Pläne sind nicht statisch. Sie entwickeln sich weiter, je mehr man erfährt. Und bei einer Papierliste bedeutet das ständiges Umschreiben, Reorganisieren und Neu-Anfangen.

Wir haben festgestellt, dass wir ein Planungssystem oft mitten in einem Projekt aufgegeben haben, einfach weil wir so viele neue Informationen gewonnen hatten, dass sich die Aktualisierung des ursprünglichen Plans nach mehr Arbeit anfühlte, als ihn komplett zu verwerfen.

Deshalb wollten wir einen Planer entwickeln, der der Realität standhält. Dazu haben wir uns die Technologie zur Zeitplanoptimierung aus der Logistikwelt geliehen – dieselbe Denkweise, mit der Lieferwagen geroutet und Arbeitsabläufe in Lagern gesteuert werden. Das System plant Ihre Aufgaben automatisch neu, basierend auf sich ändernden Prioritäten und Ihrer verfügbaren Zeit, sodass der Plan auch dann nützlich bleibt, wenn sich die Dinge ändern.

Zusammenführung

Wir haben noch kein Tool gefunden, das Aufgaben verfolgt und gleichzeitig die mit der Arbeit selbst verbundenen Informationen speichert. Oft sprangen wir zwischen vier oder fünf Apps hin und her: hier eine Notizen-App, dort ein freigegebenes Dokument, anderswo ein Lesezeichen-Ordner. Diese Fragmentierung ist eine große Schwachstelle der meisten Systeme.

Wir wollten alles an einem Ort und leicht zugänglich haben. Um die Sache nicht zu verkomplizieren, haben wir uns für eine einfache Notizfunktion entschieden, da wir festgestellt haben, dass etwa achtzig Prozent der Zusatzinformationen, die mit der Erledigung einer Aufgabe verbunden sind, ohnehin in irgendeiner Notizen-App liegen. Die direkte Verknüpfung dieser Notizen, Ideen und Recherchen mit den Aufgaben sorgt für ein saubereres, flüssigeres Arbeitserlebnis: weniger Suchen, mehr Tun.

Alles zusammenfügen

Alles in allem – intelligentere Priorisierung, reibungslose Erfassung, ein realistischer Blick auf den Tag, automatische Anpassung und alles an einem Ort – glauben wir, etwas gebaut zu haben, das tatsächlich so funktioniert wie Ihr Gehirn. Wir freuen uns darauf, im Laufe der Entwicklung mehr von diesem Prozess zu teilen.

Dies ist erst der Anfang, wir haben noch so viel zu lernen und zu verbessern. Um etwas wirklich Besseres zu schaffen, brauchen wir die Hilfe unserer Nutzer. Melden Sie sich also an, testen Sie Via und helfen Sie uns, den Planer zu bauen, den Sie brauchen.